Online-Meetings mit der Software "Zoom"
Zur Durchführung von Online-Meetings verwenden wir die Software "Zoom". "Zoom" ist ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Wenn wir Video-Treffen aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der "Zoom"-Anwendung angezeigt.
Wir verwenden "Zoom" mit einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung, um die Vertraulichkeit der Kommunikationsinhalte zu wahren. Die Aktivierung der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erkennen Sie im laufenden Meeting an einem grünen Schild mit verschlossenem Vorhängeschloss in der oberen linken Ecke.
Welche Daten werden erfasst?
Bei der Nutzung von "Zoom" werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung durch den Betreiber der Zoom-Anwendung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn "Single-Sign-On" nicht verwendet wird), Profilbild (optional).
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
Bei Aufzeichnungen (optional): Datei der Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Datei der Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die "Zoom"-Anwendung abschalten bzw. stummstellen.
Weitere Details (auf englisch) erhalten Sie in dem Global Data Processing Addendum der Zoom Video Communications, Inc.
Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Wenn Sie bei "Zoom" als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl) bis zu einem Monat bei "Zoom" gespeichert werden.
Warum werden die Daten erfasst?
Ohne die Angabe der Daten ist ein Einsatz der "Zoom"-Anwendung nicht möglich. Unser Interesse besteht an der effektiven Durchführung von Online-Meetings, gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Verwendung der Daten
Wir geben die Daten außerhalb der "Zoom"-Anwendung nicht an Dritte weiter.